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| Vieux papiers et archives publiques : | | comment déposer ? où déposer ? | Il est vivement conseillé de prendre contact avec les services des archives
publiques du chef-lieu de département ou le service des archives
municipales, bibliothèque municipale non seulement pour des dons, des dépôts,
mais aussi dans le cas de détention de documents publics, en particulier
inaliénable (minutes notariées, etc...) ou avec des cachets de propriété
publique.
Il est aussi conseillé de faire des inventaires sinon des études
des fonds d'archives privées dont le résultat peut être proposé aux académies
savantes ou sociétés historiques.
Il y en a au moins une par chef-lieu de
département.
Dans tous les cas, vous pouvez contacter l'association qui
essaiera, au moins de vous orienter vers un service administratif ou une
association spécialisée dans la conservation et la promotion du patrimoine.
L'attitude envers les fonds d'archives privées doit être déontologiquement et
techniquement imitée de celle appliquée pour les archives publiques.
En
particulier, il faut éviter de disperser un fond homogène d'archives privées,
familiales d'autant plus s'il n'y a pas eu d'inventaires et encore mieux
d'études.
Au pire, il est conseillé de porter des indications (origine, date,
identification des lieux, et des personnages) sur les pièces isolées
(photographie, etc...).
En effet le fait de casser une archive privée, a
les mêmes résultats qu'une fouille clandestine pour récupérer les objets les
plus beaux. C'est tout un pan d'histoire sociale ou locale définitivement
perdue.
Avant tout acte de destruction, prenez contact avec les services
spécialisés ou des sociétés œuvrant pour la sauvegarde de la mémoire de notre
région et la promotion de son patrimoine historique.
Voir aussi le
MODELE DE CONVENTION DE DEPOT DE FONDS D'ARCHIVES PRIVEES |
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| Notion administrative du vieux papier | | ou comment des papiers privés deviennent des vieux papiers | Après six mois: Des notes d'hôtel et de
restaurant
Après un an : Des factures de téléphone, des
certificats de scolarité, des justificatifs de contraventions.
Des factures
de prestations de services( pressing, plombier, déménageur ..)
...au bout
d'un an, soit le délai pour agir en cas de litige
Après deux
ans : des quittances d'eau, des avis d'Imposition locale, des accusés
de réception de courriers de résiliation des contrats d'assurance, des décomptes
de la Sécu, des factures de médecin et prestations paramédicales, des bordereaux
de versement des prestations familiales, de la facture d'achat d'un véhicule, du
contrat de prêt à la consommation (après remboursement).
Après trois
ans : de l'avis d'imposition de la redevance télé
Après cinq
ans : des factures EDF-GDF, des quittance de loyer, du contrat de bail
et de l'état des lieux (après résiliation), de la déclaration de revenus et des
pièces relatives au paiement de l'impôt (après l'année d'imposition), des
relevés de comptes des produits d'épargnés,
des déclarations sociales(
urssaf, assedic,, retraite complémentaire, DADS), le registre du personnel,, le
livre de paie, les bulletins de paie et certificat de travail,
les
déclarations fiscales (TVA, taxe sur les salaires, IS, etc…)
Après
dix ans : des factures des commerçants, des contrats d'assurance et
avenants (après résiliation), des relevés de compte et talons de chéquiers, des
contrats de prêt immobilier (après remboursement), des décomptes de charges de
copropriété.
Documents comptables (factures, fournisseurs et clients,
documents bancaires, bilans, etc…)
Après trente ans : des
factures des artisans, du contrat de construction de la maison individuelle
et de celui de l'architecte, des factures d'hôpital (durée pendant laquelle
l'établissement peut réclamer les frais de séjour, dix ans s'il s'agit de
clinique privée), de celles des réparations d'un véhicule ainsi que ses
certificats de vente.
Des documents comportant un engagement à l’égard des
tiers( contrats, affectations de subventions, PV des AG et des CA, rapport du
commissaire aux comptes, etc…)
Combien de temps conserver ses
documents(Février 2013)? lire la suite |
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